Comunicação em tempos de quarentena

Caro leitor, esse texto vai fugir um pouco do tema usual de Revit para falar sobre algo mais crítico no momento, que é a forma que nos comunicamos durante essa quarentena. Trabalhar no modelo home office trás uma série de reflexões e insights, então eu gostaria de compartilhar alguns dos meus com você.

Vale ressaltar que não tenho nenhum mestrado nem pós graduação que me profissionalize ou me torne uma autoridade no assunto, logo o que você vai ler aqui vai ser um conjunto de opiniões e aprendizados meus que quero compartilhar na esperança de que te ajude de alguma forma.

Sou o tipo de pessoa espontânea que a cabeça pensa mais rápido que a fala e por muitas vezes me atropelo falando frases que só fazem sentido na minha cabeça, ou que são a continuação de um pensamento que, obviamente, também está só na minha cabeça. Se comunicar bem é um exercício diário de se policiar e pensar duas vezes antes de falar (sempre que possível), então juntei alguns pontos para abrir pra você refletir.

1) Tenha em mente com quem você está falando

Quem é seu destinatário? Um colega de equipe ou alguém hierarquicamente acima de você? E mesmo se for do mesmo nível que você, qual a intimidade?

Cuidado com as gírias ou abreviações, independentemente do cargo e/ou intimidade com quem você se comunica, sempre bom verificar se sua mensagem dá margem a interpretações negativas.

2) Releia as mensagens antes de enviar

Pode parecer bobo, mas quantas vezes, principalmente no celular, o corretor não corrigiu algo pra você e saiu uma mensagem bizarra que às vezes causa até constrangimento? Isso vale mais ainda pra quando você estiver falando com alguém muito importante.

3) Não tenha medo de perguntar

Eu, pessoalmente, acho mil vezes melhor ser conhecida como a curiosa do que passar o dia inteiro trabalhando em cima de uma informação que achei que tinha entendido e ao fim do dia ver que interpretei a mensagem de forma errada. Imagina só o tempo perdido?

Claro que se deve usar o bom senso tendo em mente que o tempo dos outros é muito valioso, mas não custa perguntar quando fica aquela pulga atrás da orelha sobre alguma informação recebida.

4) Como vai seu gerúndio?

Com qual frequência você usa o gerúndio em seus e-mails? Será que isso está sempre gramaticalmente correto?

Está certo que nenhum e-mail é submetido como redação do ENEM, mas não custa dar uma conferida lá no Google se não existe uma forma melhor de se expressar evitando a super utilização do gerúndio, que ao invés de soar formal, acaba soando repetitivo e pobre em vocabulário.

5) Melhor extenso e claro do que enxuto e confuso

Usando um exemplo bem tosco, é claro que ao enviar um e-mail para alguém alto na empresa você não pode escrever uma bíblia para dizer apenas que a reunião foi marcada para as 19h da terça-feira que vem, mas precisamos procurar nos expressar da melhor forma, mesmo que numa ata de reunião isso signifique que ela precise ficar um pouco mais extensa.

6) Onde está o anexo?

Eu aposto que pelo menos uma vez na vida todos nós já mandamos o famoso e-mail do "segue em anexo" sem o tal anexo. Não custa checar duas vezes se ele está mesmo lá, né? Eu mesma costumo abrir o anexo que inseri no e-mail e dar uma geral sempre que tenho tempo hábil para isso.

7) Use (e quando puder abuse) de recursos gráficos

Sempre brinquei que uma imagem ou print screen falam mais que mil palavras. Eu, pessoalmente, tenho certa dificuldade de visualizar mentalmente projetos complexos se eles forem descritos sem nenhuma imagem ou esquema ilustrado, porque na minha opinião isso abre margem para mesmo que um pouco de interpretação. Não tenha medo de enviar aquele print screen com esboço, mostrar sua tela, ou até mesmo fazer um rascunho esquemático no paint ou power point de alguma ideia- sempre lembrando que esses devem ser recursos usados para conversas informais. Sempre que é uma entrega propriamente dita costumo tentar embelezar mais os rascunhos, mesmo que eles estejam à mão.

8) Tenha argumentos sólidos caso for apontar erros

Não é a coisa mais incomum que tem, ao você apontar algum erro em alguma apresentação ou material, encontrar resistência ou dúvida por parte de quem produziu o tal conteúdo. Muito cuidado com a forma de apontar eventuais erros ou typos no trabalho dos outros- vale também quando o material for feito em grupo te incluindo. Verifique se seu argumento está certo para corrigir o erro e sempre que achar necessário procure saber se os demais colegas estão de acordo com o que você pretende mudar no entregável- isso vai te ajudar e ganhar tempo mais cedo ou mais tarde.

9) Se possível, faça uma pausa antes de entregar um material importante

Quantas vezes você abriu um anexo de um e-mail já enviado por você, por mais simples que fosse, e percebeu um errinho ou outro que poderia ter sido corrigido com uma checagem pré-envio? Não custa dar um double-check de vez em quando.

10) Por último e não menos importante: peça feedbacks sempre que puder

Pergunte se foi claro na sua explicação, se a pessoa gostaria de contar com você para mais alguma outra tarefa caso esteja dando assistência para um time que não seja seu time original, e sempre, sempre tente melhorar a cada entrega que faz. Pergunte a si mesmo "eu dei o meu melhor nessa tarefa?" após suas entregas e evite se cobrar demais. Principalmente nessa época de home office, acaba sendo comum a gente se cobrar muito por erros que até mesmo lá no fundo sabemos que não foi falha nossa- há mil e um fatores que influenciam em cada entrega, e cada um tem seu tempo, tanto com agilidade em diferentes plataformas quanto na própria adaptação para um ambiente de trabalho que não foi concebido para sê-lo.

Mais do que tudo, é importante exercer a empatia nesses tempos que estamos passando. Você não sabe as dificuldades que seu colega de trabalho está passando do outro lado da tela, desde a situação financeira e psicológica até o ambiente físico de trabalho que ele está usando. Entenda a situação e tente estar pronto e ser o mais solícito possível nas tarefas que te delegam, sem esquecer que você também é um ser humano que precisa se preservar, juntamente com sua saúde mental.

Vamos juntos vencer mais essa fase!

Espero que tenha gostado do texto. Compartilhe e comente o que achou :)

Abraços virtuais!

Keren Kaczelnik